Remboursement des frais de bénévoles

Vous êtes bénévole ou salarié dans une association, une entreprise ? Vous utilisez votre véhicule pour vos activités au sein de la structure ? Vous souhaitez vous faire rembourser vos frais de transport à la condition qu’ils soient réels, justifiés et engagés uniquement pour les besoins de l’activité qu’elle soit associative ou pour l’entreprise ?

Le barème de remboursement de frais 2015 est désormais disponible en ligne sur le site de l’URSSAF.

Le bénévole est souvent amené à engager des frais sur ses propres deniers pour le compte de l’association. Il est de la responsabilité de l’association de fixer correctement les modalités internes de remboursement des frais engagés par les bénévoles par une décision des instances élues afin d’éviter tout malentendu ou dérapage, et notamment :

• - Quels sont les frais remboursés (transport, déjeuner, …) ?
• - Faut il distinguer selon la situation personnel des bénévoles (étudiants, chômeurs,…) ?
• - Fixe-t-on un plafond ?

Deux possibilités s’ouvrent au bénévole :

• - Il demande à l’association le remboursement des frais engagés
• - Il décide de renoncer au remboursement et d’en faire don à l’association

> Le barème 2015 des frais de déplacement concernant les salariés et les bénévoles ne doit pas être confondu avec le barème « spécifique » des frais kilométrique pour la réduction d’impôt applicable au bénévole qui abandonne ses frais à l’association.

Le bénévole demande le remboursement de ses frais de déplacement :

Il demande à l’association le remboursement des frais engagés selon les modalités et les conditions habituelles prévues par l’association. Pour ce faire, il doit remplir une fiche de frais. Tous les frais mentionnés doivent être justifiés au moyen de factures ou justificatifs correspondants.

L’association pourra utiliser le barème 2015 de remboursement des frais kilométriques fixé par l’administration fiscale :

Automobiles
Puissance fiscale (en chevaux fiscaux - code P6 sur la carte grise)	Jusqu’à 5 000 Km	De 5 001 à 20 000 Km	Au-delà de 20 000km
3 CV et moins	d x 0,41	(d x 0,245) + 824	d x 0,286
4 CV	d x 0,493	(d x 0,277) + 1 082	d x 0,332
5 CV	d x 0,543	(d x 0,305) + 1 188	d x 0,364
6 CV	d x 0,568	(d x 0,318) + 1 244	d x 0,382
7 CV et plus	d x 0,595	(d x 0,337) + 1288	d x 0,401

Motocyclettes
Puissance fiscale (en chevaux fiscaux - code P6 sur la carte grise)	Jusqu’à 3 000 Km	De 3 001 à 6 000 Km	Au-delà de 6 000km
1 ou 2 CV	d x 0,338	(d x 0,084) + 760	d x 0,211
De 3 à 5 CV	d x 0,4	(d x 0,070) + 989	d x 0,235
Plus de 5 CV	d x 0,518	(d x 0,067) + 1351	d x 0,292

Cyclomoteurs
Puissance fiscale (en chevaux fiscaux - code P6 sur la carte grise)	Jusqu’à 2 000 Km	De 2 001 à 5 000 Km	Au-delà de 5 000km
P < 50 cm3	d x 0,269	(d x 0,063) + 412	d x 0,146

Ce barème tient compte de la dépréciation du véhicule dont le bénévole est propriétaire, des frais de réparation et d’entretien, de la consommation de carburant, des primes d’assurance, des dépenses de pneumatiques et des frais d’achat des casques et protections. Il n’englobe pas, par exemple, les frais de stationnement ou de péage autoroutier. Ces derniers frais, sous réserve des justifications nécessaires, peuvent être ajoutés au montant des frais de transport dont l’évaluation est réalisée en fonction du barème publié par l’administration fiscale.

• - Le barème ne s’applique pas aux véhicules fonctionnant exclusivement à l’énergie électrique dans la mesure où ils ont une puissance fiscale de 1 CV.
• - L’association doit conserver les justificatifs produits par le bénévole durant 4 ans à compter de l’année de la dépense. A défaut de justificatif, les sommes versées peuvent être requalifiées en salaires, ce qui peut entraîner des conséquences financières graves pour l’association (taxes sur les salaires, remise en cause de sa gestion désintéressée) mais aussi pour les bénévoles (impôt sur le revenu).
• - Il est en général déconseillé à une association de rembourser les frais de bénévoles au forfait. Si l’association décide, exceptionnellement, de recourir à la méthode forfaitaire, elle devra conserver les éléments permettant de reconstituer avec une précision suffisante les frais exposés. Mais il existera toujours le risque que l’URSSAF procède à la requalification de ce remboursement en salaires.

Le bénévole décide d’abandonner ses frais de déplacement :

Lorsque le bénévole décide d’abandonner ses frais de déplacement à l’association, son action est assimilable à un don à l’association. Il peut sous certaines conditions, bénéficier de la réduction d’impôt afférente aux dons réalisés.

Les frais peuvent être abandonnés dans les cas suivants :

• - Dans le cadre d’une activité bénévole. Autrement dit, le bénévole ne doit percevoir aucune contrepartie financière pour l’activité réalisée ;
• - Pour le compte d’une association réalisant des actions d’intérêt général et présentant un caractère philanthropique, sportif, culturel, etc… (CGI Art 200). Ainsi, l’association doit être éligible au régime du mécénat.

Les frais engagés par le bénévole doivent être dûment justifiés. Le remboursement est calculé à partir d’un barème « spécifique » : le barème des frais kilométriques des bénévoles ouvrant droit à réduction fiscale :

Barème 2015 – Frais kilométriques de bénévoles pour la réduction d’impôt
Type de véhicule	Montant autorisé par km (en €)
Automobile	0,306
Vélomoteur, scooter, moto	0,119

A cet effet, le bénévole doit remplir un formulaire de déclaration expresse portant sur l’abandon du remboursement des frais engagés. Cette déclaration datée et signée par le bénévole contient notamment :

• - Son nom, son prénom, son adresse
• - La marque du véhicule utilisé et son numéro d’immatriculation
• - Une phrase par laquelle le bénévole certifie avoir utilisé son véhicule uniquement pour des déplacements en lien directs avec ses activités de bénévole au sein de l’association concernées par le don (réunion, conférence, match,..)
• - Une phrase pouvant être formulée ainsi : « je soussigné (…) certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association (…) en tant que don ».

En contre partie, l’association doit conserver au sein de ses comptes : la déclaration d’abandon et les pièces justificatives qui correspondent aux frais engagés par le bénévole.

Le montant du reçu doit figurer en produits (dans la colonne recettes) dans la comptabilité de l’association, parmi les dons de particuliers.

Les dépenses remboursées doivent être ventilées parmi les charges (dans la colonne dépenses).

Elle doit remettre au bénévole un reçu de don conforme au formulaire cerfa N° 11580*03 dûment complété afin que ce dernier puisse bénéficier de la réduction d’impôt et pouvoir justifier de son don.

> La délivrance irrégulière d’attestations émises au titre de l’abandon de produits ou de revenus est passible d’une amende fiscale.

Remboursement des frais dans les associations sportives : Les frais engagés par les joueurs pour la pratique d’un sport ne sont pas éligibles à la réduction d’impôt alors même qu’ils renonceraient à leur remboursement. En revanche, les entraîneurs, les éducateurs ou arbitres bénévoles ainsi que les autres bénévoles de l’association peuvent : soit demander le remboursement des frais engagés au titre de leur activité bénévole, soit renoncer au remboursement et demander un reçu fiscal pour bénéficier de la réduction d’impôt à titre de dons. L’administration fiscale dissocie totalement la pratique du sport de son encadrement. Elle ne répond pas clairement à la question : que se passe-t-il lorsqu’une personne est à la fois joueur ou pratiquant et animateur ou encadrant bénévole ? Ce cumul de situations est pourtant fréquent entre autre pour de nombreux parents qui pratiquent eux mêmes et encadrent les enfants ou les transportent sur les lieux de compétition.

Source (Juriassociations, Associathèque, Urssaf)